Thanh toán chuyển tiền: Là gì và cách thực hiện chi tiết?

Chuyển tiền đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống tài chính hiện tại, phạm vi của nó rất rộng, tất cả các giao dịch liên quan đến việc một bên chuyển tiền cho một bên khác đều có thể được gọi là chuyển tiền. Nhưng trong hầu hết các trường hợp, chuyển tiền thường đề cập đến việc chuyển tiền cá nhân, tức là người lao động ở nước ngoài gửi tiền về cho người thân ở quê nhà; hoặc là việc chuyển tiền liên quan đến doanh nghiệp, tức là doanh nghiệp chuyển tiền cho nhà cung cấp trong nước hoặc quốc tế.

Chuyển tiền thanh toán là gì?

Thông thường, chuyển tiền thanh toán đề cập đến các khoản tiền được doanh nghiệp chuyển đi khi kinh doanh quốc tế.

Cùng với sự phát triển không ngừng của toàn cầu hóa kinh tế, nhu cầu kinh doanh xuyên biên giới của các doanh nghiệp tăng mạnh, dự kiến tỷ lệ sử dụng chuyển tiền thanh toán cũng sẽ tăng thêm. Ngoài ra, hệ thống chuyển khoản điện tử hiện tại đã có thể thực hiện giao dịch trong vòng mười phút, việc chuyển tiền xuyên biên giới đã trở nên vô cùng tiện lợi cho các doanh nghiệp.

Việc chuyển tiền cá nhân thường cũng có thể được phân loại là chuyển tiền thanh toán. Tại một số quốc gia đang phát triển, chuyển tiền cá nhân chiếm một phần quan trọng trong tổng sản phẩm quốc nội (GDP) của địa phương. Chính phủ cũng hoan nghênh hình thức dòng vốn này và đã thực hiện một loạt các biện pháp khuyến khích liên quan.

Chuyển tiền và thanh toán khác nhau như thế nào?

Chuyển tiền và thanh toán có vẻ tương tự về mặt định nghĩa, nhưng trong bối cảnh kinh doanh, chúng có những khác biệt đáng kể.

Đầu tiên, bất kỳ hình thức chuyển vốn nào cũng có thể liên quan đến thanh toán, miễn là có sự mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Còn chuyển tiền là một loại thanh toán cụ thể được thực hiện để đáp ứng một nhu cầu nhất định, thường liên quan đến đơn đặt hàng dịch vụ tương ứng. Ngoài ra, quy mô vốn liên quan đến chuyển tiền thường khá lớn. Nói một cách đơn giản, một giao dịch một đô la hay thậm chí năm xu cũng có thể được coi là thanh toán, trong khi một giao dịch hàng hóa hoặc dịch vụ trị giá hàng nghìn đô la sẽ được phân loại là chuyển tiền.

Thông báo chuyển tiền là gì?

Thông báo chuyển tiền thường là một tài liệu mà bên A gửi cho bên B để thông báo rằng một hóa đơn nào đó đã được thanh toán. Ngoài ra, nếu bên A thanh toán công nợ bằng séc, thông báo chuyển tiền có thể được sử dụng làm tài liệu chứng minh cho séc đó.

Pháp luật không bắt buộc bên chuyển tiền phải gửi thông báo chuyển tiền, nhưng trong kinh doanh, việc gửi thông báo chuyển tiền thường được coi là một phần của nghi thức kinh doanh, bởi vì thông báo chuyển tiền đóng vai trò quan trọng trong việc giúp bộ phận kế toán phải thu của nhà cung cấp xác nhận nguồn gốc của khoản thanh toán, giúp doanh nghiệp đơn giản hóa công việc quản lý sổ sách. Việc gửi thông báo chuyển tiền có nghĩa là hai bên A và B duy trì giao tiếp chặt chẽ, giúp duy trì hơn nữa mối quan hệ đối tác kinh doanh giữa họ. Cần lưu ý rằng, trên thông báo chuyển tiền cần ghi rõ số hóa đơn, chi tiết thanh toán và chi tiết về hàng hóa và dịch vụ.

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, ngày càng nhiều ngành công nghiệp bắt đầu số hóa quy trình chuyển tiền và quản lý thanh toán, thông báo chuyển tiền cũng có xu hướng sắp lỗi thời. Tuy nhiên, trong một số lĩnh vực dọc cụ thể, thông báo chuyển tiền vẫn giữ vị trí quan trọng, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp vẫn sử dụng thanh toán bằng séc.

Thông báo chuyển tiền có những hình thức nào?

Thông báo chuyển tiền thường bao gồm các hình thức sau:

Thông báo chuyển tiền bằng giấy

Thông báo chuyển tiền bằng giấy có thể được viết tay, hoặc được tạo ra bằng máy tính rồi in ra. Dù là hình thức nào, điều quan trọng là nó cần chứa thông tin như số hóa đơn và số tiền thanh toán.

Thông báo chuyển tiền qua email

Loại thông báo chuyển tiền này thường được bên A gửi qua email. Bên thanh toán có thể đính kèm một tệp ghi lại chi tiết thanh toán, hoặc chọn cách giải thích chi tiết về việc chuyển tiền trong phần thân email.

Thông báo chuyển tiền EDI

EDI là phương thức trao đổi điện tử cho các giao dịch tài chính giữa các doanh nghiệp, được sử dụng để truyền tải an toàn các thông tin liên quan đến thanh toán, chẳng hạn như hóa đơn, đơn đặt hàng và thông báo chuyển tiền. Các doanh nghiệp có thể sử dụng EDI để đơn giản hóa quy trình thanh toán tài chính.Thông báo chuyển tiền EDI phổ biến trong các doanh nghiệp lớn, họ thông báo cho nhà cung cấp rằng hóa đơn tương ứng đã được thanh toán thông qua tài liệu EDI 820 được tạo thành từ sự kết hợp của chữ cái và số.

Thông báo chuyển tiền dựa trên web

Tại các gã khổng lồ bán lẻ như Walmart và Amazon, thông báo chuyển tiền dựa trên web đã trở thành xu hướng chủ đạo, đội ngũ tài chính của các tập đoàn này tải lên các thông báo chuyển tiền liên quan trên cổng thông tin kế toán phải trả. Nhà cung cấp có thể đăng nhập vào cổng thông tin để tra cứu trạng thái thanh toán và tải về thông báo chuyển tiền tương ứng.

Doanh nghiệp có nghĩa vụ gửi thông báo chuyển tiền không?

Nói chung, doanh nghiệp không có nghĩa vụ gửi thông báo chuyển tiền. Nhưng nếu doanh nghiệp chủ động gửi thông báo chuyển tiền sau khi hoàn tất thanh toán, điều này chứng tỏ doanh nghiệp tuân thủ các quy tắc nghi thức kinh doanh, giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác kinh doanh.Đối với bên nhận tiền, thông báo chuyển tiền giúp quản lý sổ sách tốt hơn. Cụ thể, thông báo chuyển tiền có thể giúp bộ phận tài chính của bên nhận tiền nhanh chóng đối chiếu khoản tiền nhận được với thông tin khách hàng, từ đó xử lý các thủ tục tài chính hiệu quả hơn.

Việc tạo thông báo chuyển tiền thường không phức tạp. Cùng với sự phát triển của công nghệ internet, nhiều công ty đã ra mắt các giải pháp phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), cho phép các doanh nghiệp tạo ra các mẫu thông báo chuyển tiền độc quyền trong vòng vài phút.

Tầm quan trọng của thông báo chuyển tiền đối với doanh nghiệp thể hiện ở đâu?

Mặc dù việc gửi thông báo chuyển tiền không bắt buộc về mặt pháp lý, nhưng đối với các doanh nghiệp, tầm quan trọng của thông báo chuyển tiền thể hiện ở các khía cạnh sau:

• Thông báo chuyển tiền giúp nhà cung cấp ghi chép tài chính, quản lý rõ ràng các khoản thanh toán đã nhận từ khách hàng. Đối với các khách hàng hợp tác lâu dài và có nhiều kỳ thanh toán, tầm quan trọng của thông báo chuyển tiền càng nổi bật hơn, vì nhà cung cấp có thể quản lý quy trình và tiến độ thanh toán thông qua các tài liệu thông báo chuyển tiền nhận được từ các kỳ.

• Thông báo chuyển tiền giúp nhà cung cấp đối chiếu nhanh chóng và chính xác các khoản tiền nhận được với các hóa đơn đã phát hành, từ đó đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả xử lý tài chính.

Làm thế nào để thực hiện chuyển tiền thanh toán?

Doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển tiền thanh toán qua nhiều cách, ví dụ:

Thanh toán bằng séc

Trong giao dịch B2C , thanh toán bằng séc đang có xu hướng dần bị loại bỏ, nhưng trong giao dịch B2B , thanh toán bằng séc vẫn là một phương thức thanh toán phổ biến, vì séc là một bằng chứng giấy tờ rõ ràng, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi toàn bộ quá trình thanh toán.

Mặc dù vậy, thanh toán bằng séc vẫn tồn tại một số nhược điểm. Ví dụ, dễ xảy ra lỗi do con người khi viết, dẫn đến việc phải phát hành lại séc. Ngoài ra, séc có thể bị từ chối thanh toán do số dư tài khoản không đủ hoặc đã hết hạn, khiến người nhận không thể đổi séc thành công. Hơn nữa, quá trình thanh toán bằng séc sẽ liên quan đến nhiều bên thứ ba, có thể làm tăng chi phí gián tiếp, và do quy trình thanh toán séc nghiêm ngặt, có thể làm tăng thời gian chuyển tiền. Khi lựa chọn phương thức chuyển tiền, các doanh nghiệp có thể e ngại thanh toán bằng séc vì những yếu tố này.

Thanh toán bằng thẻ tín dụng

Thanh toán bằng thẻ tín dụng là một phương thức thanh toán phổ biến, lợi ích của nó là rất an toàn, về cơ bản có thể đảm bảo việc chuyển tiền an toàn và thuận lợi đến tài khoản của người nhận. Nhưng nhược điểm của nó cũng rất rõ ràng, đó là khi số tiền thanh toán vượt quá hạn mức tín dụng, tổ chức phát hành thẻ sẽ thu phí giao dịch cao. Đối với doanh nghiệp, chi phí giao dịch quá cao sẽ không có lợi cho việc phát triển kinh doanh B2B.

Chuyển tiền điện tử (EFT)

Chuyển tiền điện tử (Electronic Fund Transfer, viết tắt là EFT) là một phương thức chuyển tiền mới nổi, quá trình chuyển tiền của nó không liên quan đến giao dịch tiền mặt, mà thông qua hệ thống thanh toán bù trừ tự động (Automated Clearing House, viết tắt là ACH) hoặc chuyển khoản điện tín để chuyển tiền điện tử trực tiếp từ một tài khoản ngân hàng sang tài khoản khác. Do quá trình thanh toán EFT đã được số hóa hoàn toàn, so với ACH hoặc chuyển khoản điện tín, chi phí của nó thường tương đối thấp hơn, và tốc độ tương đối nhanh hơn, do đó có hiệu suất chuyển khoản cao hơn.

Cùng với nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp về các giải pháp thanh toán tự động, dự kiến chuyển tiền EFT sẽ trở thành xu hướng phổ biến trong tương lai.

Chuyển khoản ACH

Nói một cách đơn giản, chuyển khoản ACH có thể được coi là hình thức thanh toán bằng séc điện tử. Các tổ chức tài chính rút tiền từ tài khoản ngân hàng của người gửi và chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng của người nhận.Thanh toán ACH đặc biệt phù hợp cho các bên giao dịch hợp tác lâu dài, vì người gửi có thể ủy quyền chuyển tiền định kỳ, thông qua hệ thống ACH để thực hiện thanh toán định kỳ tự động, nâng cao hiệu quả kinh doanh thanh toán.

Ngoài ra, thanh toán ACH cũng có thể thực hiện thanh toán một lần. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dựa vào nhu cầu giao dịch kinh doanh để lựa chọn thực hiện thanh toán một lần, hoặc tuân theo lịch trình thanh toán đã thỏa thuận để thực hiện thanh toán định kỳ.

Chuyển khoản điện tín (Wire transfer)

Chuyển khoản điện tín là một phương thức thanh toán chuyển tiền từ một tài khoản ngân hàng sang một tài khoản ngân hàng khác thông qua mạng lưới được quản lý bởi các tổ chức dịch vụ chuyển tiền toàn cầu và các ngân hàng. Ưu điểm của chuyển khoản điện tín là tính bảo mật cực kỳ cao, nhưng để đạt được tính bảo mật cao này, cần phải thông qua các quy trình xác minh của các tổ chức tài chính. Ngoài ra, một ưu điểm khác của chuyển khoản điện tín là không có giới hạn về số tiền chuyển.

Giấy thông báo chuyển tiền nên bao gồm những nội dung gì?

Giấy thông báo chuyển tiền trước hết nên có tiêu đề công ty. Thứ hai, cần liệt kê thông tin liên lạc của người phụ trách giao dịch chuyển tiền này và các thông tin sau:

• Ngày phát hành giấy thông báo chuyển tiền

• Tên đầy đủ và địa chỉ công ty của bên chuyển tiền

• Tên đầy đủ và địa chỉ công ty của bên nhận tiền

• Số hóa đơn liên quan

• Chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan đến giao dịch chuyển tiền

• Số tiền cụ thể của các khoản phải trả và các khoản đã thanh toán

• Chiết khấu tương ứng (nếu có)

• Phương thức thanh toán

• Mã nhận dạng giao dịch

• Thời gian dự kiến tiền sẽ về tài khoản

Làm thế nào để tạo thông báo chuyển tiền?

Trên thị trường có nhiều ứng dụng phần mềm có thể tạo thông báo chuyển tiền, cả cá nhân và công ty đều có thể tạo thông báo chuyển tiền thông qua các chương trình này. Ngoài ra, bên chuyển tiền cũng có thể chọn sử dụng các phần mềm như Microsoft Word hoặc Excel , hoặc các mẫu thông báo chuyển tiền có sẵn trên Google Sheets hoặc Docs để tạo thông báo chuyển tiền độc quyền của mình.

Các chi phí cơ bản khi chuyển tiền

Hầu hết tất cả các loại chuyển tiền đều phát sinh một khoản phí nhất định. Do đó, trước khi thực hiện chuyển tiền thanh toán, tốt nhất là nên đảm bảo bạn hiểu rõ tất cả các chi phí liên quan. Trong hầu hết các trường hợp, các chi phí liên quan đến chuyển tiền sẽ bao gồm những điều sau:

Phí cố định cho việc chuyển tiền thanh toán

Khoản phí này là một khoản phí cố định mà nhà cung cấp dịch vụ chuyển tiền sẽ thu từ người gửi trước khi bắt đầu giao dịch, số tiền này thường là cố định, không bị ảnh hưởng bởi số tiền chuyển cụ thể và quốc gia nhận tiền.

Ngoài ra, cũng có một số nhà cung cấp dịch vụ chuyển tiền sẽ thu phí theo tỷ lệ phần trăm của số tiền chuyển.

Các chi phí liên quan đến việc nhận tiền chuyển

Ngoài các chi phí phát sinh khi thực hiện chuyển tiền thanh toán, người gửi có thể cần phải trả các chi phí liên quan đến việc nhận tiền chuyển, tức là phí xử lý dịch vụ chuyển tiền do ngân hàng hoặc tổ chức tài chính của người nhận thu. Phần phí này có thể là một khoản phí cố định, hoặc có thể được thu theo tỷ lệ phần trăm của số tiền chuyển. Thông thường, phí dịch vụ chuyển tiền diễn ra trong cùng một ngân hàng tương đối thấp hơn, trong khi phí dịch vụ chuyển tiền liên ngân hàng có thể cao hơn.

Chuyển tiền có bị đánh thuế không?

Ở một số quốc gia, việc chuyển tiền có thể bị đánh thuế, các quy định cụ thể về thuế và số tiền thuế phải nộp thay đổi tùy theo từng quốc gia. Dù là doanh nghiệp hay cá nhân, trước khi chuyển tiền thanh toán, tốt nhất là nên tìm hiểu trước các quy định thuế hiện hành của quốc gia gửi tiền và quốc gia nhận tiền.