Cách thay đổi địa chỉ công ty tại Singapore

Sau khi đăng ký công ty tại Singapore, vì nhiều lý do khác nhau, đôi khi bạn sẽ cần thay đổi thông tin công ty, chẳng hạn như thay đổi tên công ty, thay đổi thông tin quản lý cấp cao hoặc thông tin kiểm toán viên.

Theo Điều 142(1) của Luật Công ty Singapore, tất cả các công ty tại Singapore đều phải có địa chỉ đăng ký hợp lệ để nhận tất cả thư từ liên quan đến công việc của công ty, chẳng hạn như các mẫu tờ khai thuế hoặc các thông báo khác từ Cục Thuế Nội địa Singapore (IRAS). Trừ khi thay đổi địa chỉ đăng ký, doanh nghiệp không thể nhận thư từ tại một địa chỉ liên lạc khác ngoài địa chỉ đã đăng ký. Nếu một công ty không có địa chỉ đăng ký hợp lệ, công ty đó và các giám đốc của công ty sẽ bị coi là vi phạm Luật Công ty và có thể phải đối mặt với mức phạt lên tới 5.000 đô la Singapore.

Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu các bước cụ thể để thay đổi địa chỉ công ty tại Singapore.

1. Chọnđịa chỉcông tymới

Khi chọn địa chỉ công ty mới, thường cần xem xét các yếu tố sau:

• Vị trí và mức độ thuận tiện giao thông. Ví dụ, xét đến khả năng khách hàng có thể đến thăm công ty, địa chỉ công ty không nên quá xa xôi. Ngoài ra, từ góc độ tuyển dụng nhân tài, giao thông càng thuận tiện càng có lợi cho việc thu hút nhân viên tiềm năng;
• Tất cả các chi phí liên quan đến địa chỉ văn phòng. Bao gồm tiền thuê, và liệu tiền thuê có bao gồm chi phí bảo trì tòa nhà hoặc các tiện ích công cộng (như phí dịch vụ vệ sinh hoặc tiền điện), và lưu ý xem có bất kỳ chi phí ẩn nào có thể phát sinh không;
• Tiện ích xung quanh. Ví dụ, nếu bạn cần đến ngân hàng hoặc bưu điện trong giờ làm việc, tốt nhất nên chú ý xem có các tiện ích này xung quanh khi chọn địa chỉ văn phòng không;
• Có cung cấp các dịch vụ khác không. Ví dụ, liệu có được trang bị các dịch vụ cơ sở hạ tầng như điện thoại và mạng WIFI có thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh hay không.

Trong trường hợp không cần thiết hoặc không có ngân sách để thuê văn phòng thực tế, bạn có thể cân nhắc đăng ký văn phòng ảo, hoặc cũng có thể chọn thuê văn phòng chia sẻ hoặc làm việc tại nhà. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, có thể cần phải có sự chấp thuận của chính phủ.

Lưu ý: Địa chỉ kinh doanh phải là địa chỉ thực tế và hợp lệ, địa chỉ hộp thư bưu điện (P.O. BOX) không thể được sử dụng làm địa chỉ đăng ký.

2. Chuẩn bị và thông quanghị quyết của Hội đồng quản trị về việc thay đổi địa chỉ công ty

Sau khi xác định được địa chỉ mới, Hội đồng quản trị của công ty cần phải đồng ý thay đổi địa chỉ công ty trong một nghị quyết của Hội đồng quản trị.

Các bước cụ thể cho một nghị quyết như vậy bao gồm:

1. Chuẩn bị một nghị quyết bằng văn bản về việc thay đổi địa chỉ công ty.
2. Xác định ngày họp Hội đồng quản trị và thông báo trước ngày họp cùng nội dung nghị quyết cho tất cả các giám đốc.
3. Tại cuộc họp, nghị quyết chỉ có thể được thông qua sau khi có hơn một nửa số giám đốc đồng ý.

3. Di dời công ty

Khi thay đổi địa chỉ đăng ký của công ty, bạn cũng cần lên kế hoạch di dời công ty trước. Các yếu tố cần xem xét bao gồm:

• Kiểm tra hợp đồng thuê tại địa chỉ mới
• Xem xét và chấm dứt hợp đồng thuê hiện tại
• Kiểm tra các hợp đồng liên quan đến bất kỳ dịch vụ nào đang được sử dụng tại văn phòng hiện tại (như dịch vụ viễn thông hoặc dịch vụ tiện ích) và chuẩn bị để chấm dứt hợp đồng hoặc chuyển giao dịch vụ

4. Thông báo choCơ quan Quản lý Kế toán và Doanh nghiệp Singapore (ACRA)

Sau khi xác nhận địa chỉ công ty mới, bạn cần nộp đơn đăng ký tương ứng trong mục “Thay đổi thông tin công ty” trên hệ thống truy xuất và nộp hồ sơ trực tuyến của ACRA (BizFile+). Việc này phải được hoàn thành trong vòng 14 ngày kể từ ngày thay đổi địa chỉ.

Bất kỳ giám đốc hoặc thư ký công ty nào cũng có thể sử dụng tài khoản Mật khẩu điện tử của chính phủ dành cho doanh nghiệp Singapore (CorpPass) của công ty để đăng nhập vào trang web BizFile+ và nộp đơn trực tuyến.

Việc nộp đơn này không mất phí, nhưng nộp muộn sẽ bị phạt lên tới 350 đô la Singapore.

Thông tin cần cung cấp khi nộp đơn cho ACRA bao gồm:

• Thông tin địa chỉ công ty mới
• Ngày thay đổi địa chỉ công ty
• Và bất kỳ tài liệu chứng minh nào khác, ví dụ, theo Chương trình Văn phòng tại nhà, cần nộp mẫu đơn đăng ký tương ứng của HDB hoặc URA.

Thời gian cần thiết để nộp đơn trực tuyến là khoảng 4 đến 15 phút, và thời gian xử lý của ACRA thường là 3 ngày làm việc. Trong trường hợp đơn đăng ký cần được chuyển đến các cơ quan chính phủ khác để phê duyệt hoặc xem xét thêm, có thể phải chờ từ 14 ngày làm việc đến 2 tháng.

Để biết thêm thông tin, bạn có thể tham khảo hướng dẫn từng bước về việc nộp đơn thay đổi địa chỉ đăng ký công ty trên trang web BizFile+.

5. Thông báo cho cácbên liên quan khác

Sau khi cập nhật địa chỉ công ty trên ACRA, bạn không cần phải thông báo riêng cho Cục Thuế Nội địa Singapore (IRAS), vì IRAS sẽ đồng bộ hóa thông tin với ACRA hàng tuần. Sau đó, IRAS sẽ gửi các thông báo hoặc thư từ liên quan đến thuế đến địa chỉ công ty mới.

Tuy nhiên, bạn phải thông báo riêng cho các cơ quan chính phủ khác, chẳng hạn như Bộ Nhân lực Singapore (MOM) hoặc Ban Quỹ Hưu bổng Trung ương (CPF Board), để tiếp tục nhận được bất kỳ thư từ nào liên quan đến công ty hoặc nhân viên, chẳng hạn như thông báo đóng góp CPF hoặc các vấn đề liên quan đến Giấy phép lao động (Work Permit).

Khi thông báo cho MOM, bạn cần nộp đơn đăng ký trực tuyến trên trang web chính thức của MOM.

Khi thông báo cho Ban Quỹ Hưu bổng Trung ương, bạn cần nộp đơn đăng ký trực tuyến trên trang web chính thức của CPF Board.

Ngoài việc thông báo cho các cơ quan chính phủ liên quan, bạn cũng nên thông báo cho các nhà cung cấp, ngân hàng, khách hàng và cập nhật địa chỉ công ty trên trang web hoặc phương tiện truyền thông xã hội của công ty để tiếp tục tiến hành kinh doanh một cách thuận lợi.

Để biết thêm thông tin hoặc được tư vấn, vui lòng liên hệ với chúng tôi:

WeChat: sgleokwek
Telegram: sgleokwek
WhatsApp: Nhắn tin cho chúng tôi